6 советов повышения эффективности и скорости проведения инвентаризации

процесс инвентаризацииА вы давно проводили инвентаризацию? Хотели бы ускорить скорость проведения и пользу от её результатов? У многих моих клиентов инвентаризация сопровождается титаническими усилиями персонала по её проведению и выявлением причин расхождений у руководства. Чтобы как-то упростить этот процесс я подготовил несколько советов по её проведению.

 

1. После проведения ищите и устраняйте причину отклонений

Если не выявлять и устранять причины расхождений, результат следующей инвентаризации будет таким же.
Перечислим главные причины отклонений результатов инвентаризации:

  • Ошибки при вводе поступления товара (ввели не тот товар или количество);
  • Забыли сделать накладную на перемещение при передаче на другой склад;
  • При проведении предыдущей инвентаризации могли не посчитать товар на дальней полке, под прилавком и т.д.
  • Погрешность по весовому товару, его усушка, утруска;
  • Работа кассира без внесения продаж в программу;
  • Воровство сотрудников или покупателей.

По каждому расхождению указывайте причину: пересортица, воровство, ошибки ввода поступлений/перемещений и т.д.
Способов решения выявленных проблем множество: обязательная распечатка и хранение копий накладных поступления, перемещения, продаж; ежедневная сверка сумм по продажам за смену в программе и кассе, контроль руководством подсчета товара во время инвентаризации; установка системы видеонаблюдения и т.д.
Немаловажным фактором является умение проанализировать историю товара в учетной программе (поступления, перемещения, продажи). Если Вам необходима консультация по поиску причин отклонений в инвентаризации или работе в программе, обращайтесь за помощью к профессионалам.

 

2. Чем чаще проводится инвентаризация, тем проще найти причину расхождений

На поиск причин большого количества расхождений Вы затратите много времени, т.к. нужно будет проверить историю движения по каждому товару, свериться с накладными, опросить сотрудников. К тому же за время, прошедшее с предыдущей ревизии часть сотрудников может поменяться, и спросить будет не с кого. Поэтому проводите инвентаризацию не реже одного раза в месяц. Если расхождений немного, считайте реже (один раз в 2-3 месяца).

 

3. Если в ревизии слишком много расхождений, проводите частичные инвентаризации по самым проблемным группам товаров

Проводите частичные инвентаризации по группам товаров с наибольшими отклонениями. После нахождения и устранения причин расхождения уменьшатся, и можно будет переключиться на другую группу.

 

4. Введите график проведения скользящих инвентаризаций

Создайте план-график проведения групповых инвентаризаций, в котором будут указаны группы товаров и сроки проведения по ним. Укажите в плане максимальный период, за который должен быть посчитан весь ассортимент магазина (например, за месяц). Обяжите товароведа представлять Вам ежемесячный отчет по проведенным инвентаризациям, в который можно включить:

  • Количество посчитанных позиций,
  • По каждому отклонению указать товар, цену, фактическое и учетное количество, причину расхождения.
  • Общую сумму недостач и излишков.

 

5. Контролируйте проведение инвентаризации лично, либо назначьте ответственным опытного администратора

Как правило, основная причина расхождений, заключается не в воровстве, а в невнимательности сотрудников, занимающихся приемкой, продажей, перемещением товаров. Принимайте жесткие меры лишь в случае доказанного воровства. В остальных случаях, рекомендую отнестись к сотрудникам с пониманием и добиваться от них правильного ведения учета в программе.

 

6. Упрощайте процесс проведения инвентаризации

Если в инвентаризации принимает участие несколько человек, разделите торговую площадь на зоны и закрепите за каждой отдельного сотрудника. Чувство ответственности поможет сотрудникам быть более внимательными при подсчете товаров.
Проводите инвентаризацию не на бумаге, а с помощью сканера или терминала сбора данных (ТСД). Использование оборудования для чтения штрих-кодов сокращает время проведения инвентаризации на 60% и уменьшает вероятность возникновения ошибок на 30%. В целях ускорения проведения инвентаризации возможно совместное использование сканера и ТСД. Если в магазине не используется система штрих-кодирования, начинайте её внедрять. На первом этапе часть товара можно пробивать сканером штрихкодов, а другую часть по коду или наименованию.

 

Инвентаризация это важнейшее мероприятие для контроля любого торгового предприятия. Она дисциплинирует работников, выявить воровство и ошибки персонала, позволяет собственнику видеть реальные остатки, а, значит, и более эффективно управлять свои бизнесом. В следующей статье, просвещённой инвентаризации, мы поговорим о том, как выявлять причины расхождений.

Оставить комментарий